Objavljene spremembe na področju evidence delovnega časa

Državni zbor je 28. 3. 2025 sprejel Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-B), ki je objavljen v Uradnem listu RS št. 24 z dne 8. 4. 2025 in je dostopen na spletni strani Uradnega lista (stran 11).

Ponovna sprememba na področju evidenc delovnega časa je rezultat vztrajanja delodajalcev, da je novela ZEPDSV-A, ki se je pričela uporabljati z 20. 11. 2023 in je delodajalcem prinesla dodatne administrativne obremenitve, pretoga in neživljenjska. 

ZEPDSV-B začne veljati 15. dan po objavi v Uradnem listu RS, to je dne 23. 4. 2025. 

Kaj je novega

Novela ureja naslednje spremembe:

• za koga se vodi evidence:nabor potrebnih podatkov v evidenci o izrabi delovnega časa: črtanje vodenja odmora za malico

  • sprememba definicije delavca na način, da je za osebo, ki delo opravlja na civilnopravnih podlagah, evidenco o izrabi delovnega časa potrebno voditi pod pogojem, da se zanjo uporabljajo določbe zakona, ki ureja delovna razmerja, glede delovnega časa, odmorov in počitkov (študenti, upokojenci, kratkotrajno delo družinskih članov) ali ga opravlja osebno in je vključena v delovni proces delodajalca
  • za poslovodne osebe ne bo več potrebno voditi evidence o izrabi delovnega časa

• pogostost vpisovanja podatkov v evidenci o izrabi delovnega časa: ure v posebnih pogojih dela (nočno, nedeljsko ipd.) ter seštevki ur se bodo lahko vodili mesečno (in ne več dnevno)

• način pošiljanja izpisov iz evidence delovnega časa: možnost pošiljanja tudi na privatni e-naslov delavca

• kraj hrambe evidence delovnega časa: bodisi na sedežu dela bodisi na kraju opravljanja dela, torej na terenu (po odločitvi delodajalca)

Za koga se evidenca vodi

Po noveli ZEPDSV-B se definicija delavca dodatno zožuje na način, da je pri osebah, ki nimajo sklenjene pogodbe o zaposlitvi, presoja zahteve po vodenju evidenc odvisna od tega, če oseba opravlja delo osebno in je vključena v delovni proces delodajalca (sredstva za opravljanje dela ne bodo več merilo za presojo potrebe po vodenju evidenc) oziroma če se zanjo uporabljajo določbe zakona, ki ureja delovna razmerja, glede delovnega časa, odmorov in počitkov (študenti, upokojenci, kratkotrajno delo družinskih članov).

Izločitev poslovodnih oseb iz obveznosti vodenja evidence o izrabi delovnega časa 

Po noveli ZEPDSV-B bodo poslovodne osebe avtomatično izločene iz obveznosti vodenja evidence o izrabi delovnega časa, ne glede na podlago za opravljanje poslovodne funkcije – pogodba o zaposlitvi ali pogodba civilnega prava. Pri tem velja poudariti, da prokuristi niso poslovodne osebe, ampak so le poslovni pooblaščenci, katerim Zakon o gospodarskih družbah ne daje kakršnihkoli poslovodskih upravičenj. Poslovodno funkcijo vodenja in odločanja tako znotraj družbe kot tudi navzven zakon daje le poslovodjem (direktorjem), za katere bo veljal navedeni izvzem iz obveznosti vodenje evidence o izrabi delovnega časa. Obveznost vodenja evidenc za prokuriste pa se bo presojal glede na zgornja merila (osebno opravljanje dela in vključenost v delovni proces delodajalca).

Prenehanje obveznosti vodenja odmora za malico 

Po ZEPDSV-A je v evidenci o izrabi delovnega časa od vključno 20. 11. 2023 dalje potrebno voditi dodatnih 5 vrst podatkov (od št. 8 do št.12):

Z uveljavitvijo novele ZEPDSV-B bo prenehala obveznost vodenja izrabe in obsega izrabe odmora med delovnim časom, torej odmora za malico (zgornja 9. točka). Podatki iz zgornje 10. in 12. alineje (ure opravljene v drugih posebnih pogojih dela ter vpis tekočega seštevka ur) pa se bodo lahko vpisovali mesečno in ne dnevno, kot ostaja obveznost vpisovanja za ostale kategorije podatkov. Še vedno bo torej potrebno ločeno vpisovati vse ure, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa, pri čemer pa to vpisovanje ne bo nujno dnevno, temveč bo zadoščalo mesečno vpisovanje. Enako velja za vpisovanje tekočega seštevka ur v tednu, mesecu oziroma letu, ki se bo prav tako lahko vršilo mesečno.

Pošiljanje izpisov iz evidence o izrabi delovnega časa

Delodajalec ima od 20. 11. 2023 obveznost pisnega obveščanja delavca o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec, in sicer do konca plačilnega dne, pri čemer se bo pisno obvestilo z novelo ZEPDSV-B lahko poslalo tudi po elektronski poti na zasebni elektronski naslov delavca (in ne zgolj na službeni e-naslov delavca). Za obveznost seznanitve se bo še vedno štel tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec, pri čemer se mora pravica uresničevati brez prisotnosti delodajalca (npr. nameščena aplikacija za evidentiranje na delavčevem računalniku, do katere lahko vedno dostopa).

Hramba evidence o izrabi delovnega časa 

V zvezi s hrambo evidence o izrabi delovnega časa se bo z uveljavitvijo novele ZEPDSV-B delodajalec lahko sam odločil, ali bo vodil evidenco o izrabi delovnega časa in dokumentacijo, na podlagi katere se v evidenco o izrabi delovnega časa vpisujejo podatki, na sedežu ali na kraju opravljanja dela.