Davčne blagajne in sejmi

Na OZS smo dobili pobudo, naj pojasnimo, kakšne so posebnosti pri davčnih blagajnah v povezavi s sejmi. Namreč, tudi na sejmu, kjer podjetnik prodaja svoje izdelke in/ali storitve, je ta zavezan k izdaji primernih računov in potrjevanju le-teh.

Natančneje tematike o tem, kdo mora izdajati davčno potrjene račune in samih definicij o gotovinskem poslovanju v tem sestavku ne bomo obravnavali, saj je namenjen pregledu na kaj morajo biti zavezanci pozorni na področju davčnih blagajn v povezavi z izdajanjem računov pri (občasni) sejemski prodaji.

Kaj je potrebno storiti pred začetkom izdajanja davčno potrjenih računov?

Vsak zavezanec, ki mora izdajati davčno potrjene račune, mora imeti sprejet interni akt (akt se sprejme pred začetkom izdajanja davčno potrjenih računov in se ga v primeru nadzora predloži). Pomembno je, da v internem aktu zavezanec:

• popiše svoje poslovne prostore in jim dodeli oznake, ter
• določi način oziroma pravila za dodeljevanje zaporednih številk računov.

Za delovanje davčne blagajne mora vsak davčni zavezanec pridobiti tudi namensko digitalno potrdilo (preko eDavkov).

Obveznost sporočanja podatkov o poslovnih prostorih?

Zavezanec mora sporočiti podatke o poslovnih prostorih za vsak posamezen poslovni prostor zavezanca, v katerem izdaja račune. Podatke o poslovnih prostorih mora zavezanec podpisati z namenskim digitalnim potrdilom, jih poslati davčnemu organu prek vzpostavljene elektronske povezave (ne preko eDavkov, ampak preko svoje programske opreme za davčno potrjevanje računov) in sicer, pred prvim pošiljanjem podatkov o računu za namene potrditve računa.

Potrebno je sporočiti tudi vse spremembe o poslovnih prostorih in sicer pred prvim izdanim računom v npr. novem poslovnem prostoru in morebitno odjavo prejšnjega poslovnega prostora (ob tem pa ne pozabiti na primerno spremembo v internem aktu).

Zakaj so pravilne opredelitve poslovnih prostorov pomembne?

Posredovanje podatkov o poslovnih prostorih je potrebno zato, da FURS v primeru morebitnega nadzora ugotovi, kje je bil izdan račun. Številka računa mora za te namene poleg zaporedne številke računa vsebovati tudi oznako poslovnega prostora (in oznako elektronske naprave za izdajo računov). Ali čisto na kratko: zaradi pravilnega oštevilčevanja izdanih računov.

Kako zavezanci v internem aktu določijo pravila za dodeljevanje zaporednih številk računov?

Številka računa je sestavljena iz treh delov:

1. Oznaka poslovnega prostora zavezanca
2. Oznaka elektronske naprave za izdajo računov
3. Zaporedna številka računa

Kot razbrano iz prve točke, je potrebno opredeliti vsak poslovni prostor zavezancev. Kot poslovni prostor je potrebno označiti prostor, kjer se račun izda. Torej, če se računi izdajajo v različnih poslovnih prostorih, je potrebno le-te ločeno primerno poimenovati, njihova oznaka pa postane sestavni del številke računa. Tako se lahko že iz računa vidi oznaka poslovnega prostora, v katerem je bil račun izdan (poleg drugih obveznih podatkov).

Poslovni prostor zavezanca je vsak nepremičen ali premičen prostor, v katerem zavezanec stalno, občasno ali začasno izdaja račune pri gotovinskem poslovanju. Pri tem pa je pomembno tudi, da je premičen prostor je vsak premičen objekt ali elektronska naprava za izdajo računov. Vendar, se elektronska naprava za izdajo računov ne šteje kot poslovni prostor zavezanca, kadar se račune izdaja v okviru premičnega objekta. To pomeni, da zgolj uporaba ločene elektronske naprave na sejmih, brez primerne opredelitve poslovnih prostorov zavezanca ni primerna.

Kako se opredeli poslovni prostor pri prodaji na sejmu?

Pri premičnih poslovnih prostorih se uporabi eno izmed predvidenih vrst prostorov:

A – premičen objekt (npr. prevozno sredstvo, premična stojnica)

B – objekt na stalni lokaciji (npr. stojnica na tržnici, kiosk)

C – posamezna elektronska naprava za izdajo računov ali vezana knjiga računov v primerih, ko zavezanec ne uporablja drugega poslovnega prostora

Ali lahko uporabljam isto elektronsko napravo za izdajanje računov v nepremičnem in premičnem prostoru (torej na sejmih)?

Lahko, pri tem pa ima zavezanec dve možnosti: pri registraciji poslovnih prostorov:

• registrira dva poslovna prostora (nepremični in premični). V praksi bodo računi vsebovali različen sklop zaporednih številk, enega v sklopu prodaje v nepremičnem prostoru in drugega v sklopu sejemske prodaje
• registrira en poslovni prostor
  • če se račune izdaja večinoma na terenu, se registrira le premični poslovni prostor (vsem izdanim računom se dodeljuje en sklop zaporednih številk računov). V internem aktu mora navesti, da izdaja račune tudi v nepremičnem poslovnem prostoru in podatke o nepremičnem prostoru.
  • v ostalih primerih, ko le občasno na terenu uporablja isto mobilno napravo, kot jo uporablja v nepremičnem poslovnem prostoru, registrira nepremični poslovni prostor. V internem aktu mora zavezanec navesti, da preko iste elektronske naprave občasno izdaja račune tudi na terenu.

Ob vsem tem, pa ne pozabiti, da je obvezen podatek na računu tudi oznaka fizične osebe, ki je izdala račun na določeni napravi. Torej, v primeru, da na sejmu več različnih oseb izdaja račune preko iste elektronske naprave, je potrebno zagotoviti tudi ustrezne nastavitve, da bo račun vseboval pravilen podatek o fizični osebi, ki izdaja račun.

Kaj pa če uporabljam vezano knjigo računov (VKR) za prodajo na sejmu?

Tudi pred prvo izdajo računa iz VKR je potrebno le-to potrditi pri davčnem organu preko portala eDavki in uporabo VKR opredeliti v internem aktu. Pogoj za uporabo VKR je, da se ne uporablja v istem poslovnem prostoru kot elektronske naprave. Tudi v tem primeru je potrebno dostaviti podatke o poslovnem prostoru in kasneje podatke o posameznem izdanem računu, izdanem iz VKR (preko Miniblagajne).